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惠水县档案史志局关于征求《惠水县<归档文件整理规则>实施细则（试行）》的函
- 来源
- 发布时间 2014-12-10
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- 惠水县档案史志局关于征求《惠水县<归档文件整理规则>实施细则（试行）》的函县属各工作部门、企业、事业单位：《归档文件整理规则》2000年12月由国家档案局发布，2001年1月1日期实行。2002年9月，《贵州省<归档文件整理规则>实施细则（试行）》由贵州省档案局印发试行。《归档文件整理规则》整理方法简便，易被机关档案工作人员理解和掌握。在保证归档文件整理工作质量的同时，减少了人力占用，缩短了工作时间，提高了工作效率。在全县机关单位实施十多年来，极大地提高了全县归档文件的整理质量，但各单位在实施的过程中仍存在一定的差异，不同程度的影响了归档文件整理质量。为确保全县机关、企事业单位归档文件的整理质量，县档案史志局业务股在总结全县机关单位十余年来实施《归档文件整理规则》成功经验的基础上，参照《贵州省<归档文件整理规则>实施细则（试行）》，拟定了《惠水县<归档文件整理规则>实施细则（试行）》征求意见稿，现征求全县县直机关、企事业单位对《惠水县<归档文件整理规则>实施细则（试行）》的修改意见，请各单位提出修改意见。并将修改意见于2014年12月30日前书面反馈给县档案史志局业务股（联系电话：6223892；传真：6221087）。附件：《惠水县<归档文件整理规则>实施细则（试行）》惠水县档案史志局2014年12月10日惠水县《归档文件整理规则》实施细则（试行）1.范围本细则规定了归档文件整理的原则和方法。本细则适用于惠水县各级机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织（含省州驻惠单位）。2．定义本细则采用下列定义。2.1 归档文件 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的应作为文书档案保存的各种纸质文件材料（工作记录）。2.2 归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。2.3 件归档文件的整理单位。一件一般指一份文件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册、出版物、会议记录等一册（本）为一件，请求与批复为一件，来函与复函为一件，重要文件的历次（修改）稿各为一件。3．整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。4．质量要求4.1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整；字迹模糊或易退变的文件应予复制。4.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案长久保管要求。5 整理方法5.1 装订5.1.1件内排序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原文在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；批复在前，请示在后；复函在前，来函在后。5.1.2归档文件应按件装订。保管期限为永久和定期30年保存的文件要去掉金属物，文件页数少的（20张以下）采用乳胶在文件的左侧角进行粘贴（或者使用不锈钢订书针在文件的左侧进行装订）。文件页数多的（20张以上）采用三孔一线在文件的左侧进行装订；保管期限为定期10年的文件可不拆除金属物。已经成册的图册、出版物保持原状。5.2 分类归档文件应在其全宗内，按照年度――组织机构（问题）――保管期限或年度――保管期限进行分类。文件数量较少的单位可按年度――保管期限分类。同一全宗只能选择一种分类方案并应保持分类方案的相对稳定。5.2.1按年度分类将文件按其形成年度分类。文件有多个时期特征时，应以文件签发日期（即落款日期）为准；跨年度形成的文件，应以办结年为准；几份文件作为一件时，应以排在前面的文件的日期为准。5.2.2 按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类。5.2.3按机构（问题）分类将文件按其形成或承办机构（问题）分类。5.2.3.1 县直单位一般按问题进行分类。5.3 排序归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间排列。会议文件、统计报表、简报、刊物、非诉讼性案件材料等成套性文件可集中排列。5.4 编号归档文件应依分类、排列顺序逐件编号。在文件首页上端（右侧）的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、室编件号等必备项（必须填写），并设置机构（问题）为选择项，不选用时无须填写。5.4.l 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。5.4.2年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2014。5.4.3保管期限：归档文件保管期限，分别填写“永久”、“30年”、“10年”。5.4.4件号：文件的排列序号。件号包括室编件号和馆编件号，各机关单位在整理归档文件材料时编制（馆编件号不填写，空置，待移交进馆后由档案馆统一编制）。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内的排列顺序号，可按文件的排列从“1”开始编制。5.4.5机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。如“办公室”、“法规股”“政工股”等；填写问题项时，则可根据分类方案，直接填写“党群”、“行政”、“业务”等。归档文件材料较少的单位采取年度——保管期限分类的，机构（问题）选项空置，不填写。5.5 编目。归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。5.5.1归档文件应逐件编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。5.5.1.l 件号：分类方案的最低一级类目内文件的排列顺序号。填写室编件号。5.5.1.2 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。5.5.1.3 文号：文件的发文字号。5.5.1.4 题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，应重拟标题，外加“[ ]”号。5.5.1.5 日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注，如20140909。5.5.1.6 页数：每一件归档文件的页数。归档文件每件应逐页编制页号，以固定件内材料的顺序和位置。要求统一用阿拉伯数字在有图文正面的右上角、背面的左上角标注页号；对自身有号码的文件不再编页号，对自身无页号的文件材料要补编页号。几份文件作为一件时，第一份文件自身有号码的，从第二份文件接着编页号。5.5.1.7 备注：注释文件需说明的情况。5.5.2归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为 297mm×210mm）。5.5.3归档文件目录应并编制封面。归档文件目录装订成册并编制封面，目录封面可以视需要设置全宗名称、归档年度、保管期限、机构（问题）等项目。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。5.6 装盒 。将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊、封面及备考表项目。档案盒规格及监制应符合规定。5.6.1档案盒封面及盒脊。5.6.1.1 档案盒封面应标明全宗名称。5.6.1.2档案盒脊背设置有全宗号、年度、保管期限（分别填写“永久”、“30”、“10”）、起止件号、盒号等必备项，并设置机构（问题）作选择项。其中，保管期限分别填写“永久”、“30”、“10”，；起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“一”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，档案室不编写，空置，待档案移交进馆时由档案馆编制。脊背设置项目填写均要求字迹清晰、醒目。5.6.2备考表 备考表项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期，置于盒内文件之后。5.6.2.l 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。5.6.2.2 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。5.6.2.3 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。5.6.2.4 日期：归档文件整理完毕的日期。5.6.3 档案盒规格及监制。5.6.3.1 档案盒外形尺寸为 310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以需要设置为20mm、30mm、40mm等。5.6.3.2 档案盒材料应采用无酸纸制作。档案盒、归档文件目录及备考表的监制权属于各级档案行政管理部门。在档案盒封底下部应有“惠水县档案局监制”字样。6 本细则由惠水县档案史志局负责解释。7 本细则自2015年1月1日起试行。